本网讯  为了更好地发展档案管理工作，荆力设计咨询公司根据公司纸质档案管理工作的实践经验，摸索开发了科技档案电子化的管理办法。

    该公司在先有档案资料管理经验的基础上，总结制定出了《工程设计电子文件归档管理法》，方法是按工程年份将各工程命名归档建立文件夹，然后根据工程性质，将每个工程依次分为通信、土建、线路、电气一次、电气二次等部分。各部分包括初步设计和施工设计，在各个设计阶段汇总了相应的施工图纸以及工程说明、材料表、清册，并以电子表格建立了检索目录，检索目录包括了工程分类项目名称、图纸号、卷册号、图纸名、图纸张数、图纸比例以及绘图人等，其基本信息让人一目了然。目的在于方便公司内部人员对已出图纸的快速了解和查找。与传统的纸质文档相比，建立电子文档具有保存时间长、数据真实可靠不易损坏、查找方便快捷等优点，并可在此基础上完成对信息及数据的修改、补充和再次利用。

    该公司已经制定出一项110kV工程图纸电子化归档的样本，如要查找其中的某一张图纸，可按照所属的归类逐次打开此工程文件夹，通过运用所编制的各子文件夹检索目录所归档的工程图纸，可方便的查找到所需的图纸及其相关资料，例如图纸号、图纸名、绘图比例、绘图人等信息，对照检索目录，就能方便快捷的打开所在子文件夹的图纸，完成对图纸的再次利用，大大提高了管理电子文档的工作效率。

    经过该公司工程技术人员的应用，普遍反映该成果方便图纸的查阅，符合档案管理的规范。该公司已将该项工作列为下阶段工程图纸管理的重点，并在今后的工作中逐步推广，实现资源的共享与利用，促进公司的信息化建设。